Syska ProFi bei Selektdirekt

SELEKTDIREKT hat 2019/2020 Syska ProFi im Rechnungswesen eingeführt. SELEKTDIREKT setzt Syska ProFi nicht nur für das Eigengeschäft ein, sondern vor allem im Rechnungswesen-Service für mehrere Kunden. Implementiert sind die Module Finanzbuchhaltung mit Bankauszugsimport, Anlagenbuchhaltung und Kostenrechnung.
Zu den Auswahl-Überlegungen siehe Neue Software für Buchhaltung, Kostenrechnung und Lohn.

1. Installation der Syska Basis

Als Serverbasis dient Windows 2019 (128 GB) mit SQL Server 2017 (auf SSD). Als Clients kommen einige lokale PCs (Windows 10) zum Einsatz. Andere Standorte greifen per AnyDesk auf Syska ProFi zu.

Die Installation von Syska ProFi mitsamt Beispiel-Mandant verlief erfreulich einfach und war rasch erledigt. Dabei genügte das Handbuch als Grundlage. Schulung und Beratung durch Syska waren nicht erforderlich.

Auch das Customizing und das Erlernen der Bedienung erfolgte problemlos. Grundlage waren Handbuch, Onlinehilfe und Beispiel-Mandant. Schulung und Beratung durch Syska wurden nicht benötigt.

2. Ingangsetzung der Finanz- und der Anlagenbuchhaltung

SELEKTDIREKT führt die Buchhaltung für heterogene Mandanten durch. Es handelt sich dabei um ein Mix vom mittelständischen Logistiker bis zum kleinen Handwerker oder zum Restaurant. Die Umstellung der Buchhaltungen ist als sauberer Neuanfang konzipiert. Als Sachkontenstamm dient der aktuelle SKR04 (5-stellig) in der Auslieferungsversion. Auf eine Altdatenübernahme wird verzichtet – mit Ausnahme der OP’s und des Anlagenstamms. Die abgelöste SAGE-Software bleibt als Auskunftssystem installiert. Somit ist die Umstellung der Buchhaltungen ein unkomplizierter Teil des Gesamtprojekts.

Die Einrichtung der Finanzbuchhaltung mit OP’s und Anlagenbuchhaltung verlief ohne besondere Probleme und zeitgerecht. Die Grundeinstellungen und die Stammdaten (ohne OP’s und Anlagen) wurden schrittweise aufgebaut und getestet. Handbuch, Onlinehilfe und Beispiel-Mandant waren ausreichend. Spezialfragen konnten per Telefonsupport geklärt werden. Die Übernahme der OP’s und der Anlagen erfolgte recht einfach per Excel mit csv-Import. Programmierung, Schulung und Beratung durch Syska wären verfügbar gewesen. Jedoch konnte darauf verzichtet werden.

Die Mitarbeiter von SELEKTDIREKT erlernten Syska ProFi per “learning by doing”. Das klappte recht gut. Die notwendigen Funktionen waren vorhanden, die Handhabung erwies sich als recht eingängig und effizient. Insbesondere die schnellen Antwortzeiten erleichterten das Handling. Natürlich hatte auch das alte SAGE den einen oder anderen Vorteil. Aber dafür gab es an anderer Stelle Verbesserungen. Spezialfragen konnten im Telefonsupport rasch geklärt werden. Die neue Buchhaltung lief ohne Verzögerung parallel zum Jahresabschluss in der alten Software an.

3. Ingangsetzung der Profitcenterrechnung

Aufgabenstellung und Lösungsansatz

SELEKTDIREKT wickelt für einen mittelständischen Mandanten u.a. eine Kostenrechnung ab. Mit Einführung von Syska ProFi bei SELEKTDIREKT sollte ein neues, verbessertes Kostenrechnungs-Verfahren entstehen. Die alte SAGE-Kostenrechnung von SAGE wurde abgelöst. Zum Konzept siehe Profitcenter-Rechnung für Logistiker. Diese Neu-Einführung war naturgemäß aufwändiger als die Umstellung der Buchhaltung.

Syska ProFi bietet Verrechnungs-Schemata an, mit der die übliche Voll- und Teil-Kostenrechung bei Fertigungsunternehmen gut realisierbar ist. Ein Dienstleister hat jedoch keine Erzeugnisse. Deshalb ist dieses Schema weniger gut geeignet. Syska ProFi kann multidimensionale Beleg-Kontierungen verwalten und auswerten. Das könnte im Geschäft mit relativ großen Objekten hilfreich sein. Beim kleinteiligen Logistik-Geschäft ist das nicht der Fall.

Allerdings lässt sich die Profitcenter-Rechnung für den Logistik-Mandanten von SELEKTDIREKT in Syska ProFi auf andere Art realisieren. Dazu werden sowohl die Leistungsbereiche (Läger, LKW’s,…) als auch die Kundengruppen als Kostenstellen abgebildet. Auf Kostenträger wird verzichtet. Sekundärkosten dienen zur Abbildung des Verrechnungs-Mengengerüsts. Mithilfe von Kostenstellen-Umlagen (mit Kostenartenbezug) erfolgt dann die Kosten-Verrechnung. Per Reportgenerator entstehen aus dieser Datenbasis die gewünschten Ergebnisberichte.

Strukturen und Hierarchien

SELEKTDIREKT hat in Syska ProFi sowohl die Leistung-Profitcenter (Läger, LKWs, …) als auch der Kunden-Profitcenter als Kostenstellen eingerichtet. Darauf bauen Kostenstellen-Hierarchien sowohl nach Kunden als auch nach Leistungsbereichen auf. Diese Strukturen nutzt das Reporting-System mit seinem Deckungsbeitrag-Zeilenschema. Und ermöglicht so eine 2-dimensionale Profitcenter-Rechnung.

Je Profitcenter werden möglichst viele Primärkostenarten direkt ausgewiesen. Die Umlage-Kostenarten konsolidieren sich bei hierarchischer Verdichtung entsprechend (je nach Betrachtungs-Dimension) heraus.

Die Sachkonten werden als Kostenart übernommen (Automatik, keine Verdichtung oder Umsetzung). So ist eine einfache und sichere Abstimmung zwischen Fibu und Kostenrechnung möglich.

Kostenstellen Verrechnungen

Syska ProFi verfügt über recht ausgefeilte Methoden zur Umlage und zur Leistungsverrechnung. Aber die Ablauffolge (KoSt-KoSt, KoSt-KoTr, KoTr-KoTr) ist fix. Und eine Primärkosten-Schichtung der Verrechnung auf Kostenträger ist nicht möglich. Auch deshalb ist die Profitcenter-Rechnung nicht im Kostenstellen-Kostenträger-Schema realisierbar, sondern muss sich auf Kostenstellen beschränken.

Die Einrichtung und Pflege der Umlagen ist leider schwieriger als bei SAGE. Die Umlagen werden nacheinander nach Kostenarten-Nummer ausgeführt. Man muss also den Kostenartenschlüssel entsprechend aufbauen. (Bei SAGE gab es separate Folgenummern.) Änderungen der Umlagen sind aufwändig. Und man muss hoffen, dass zukünftige Änderungen an entsprechender Stelle Platz im Kostenartenschlüssel finden.
Da man den Umlagen leider keine Bezeichnung/Beschreibung mitgeben kann (wie bei SAGE), ist eine gute externe Dokumentation unverzichtbar, um den Überblick zu behalten.

Bei Syska Profi erfolgt die innerbetriebliche Leistungsverrechnung fix nach Abschluss aller Kostenstellen-Umlagen. Umlagen mit einem Kostenbezug, der sich erst im Zuge der Leistungsverrechnung ergibt, sind also nicht möglich. Deshalb muss ausschließlich mit Umlagen gearbeitet werden. Nebeneffekt: schnelle Ausführung, was den mehrfachen Kostenrechnungs-Abschluss erleichtert.

Das Verrechnungs-Mengengerüst wird per Sekundärkosten (mit Gegenbuchung) aus Excel importiert. Vorteil: Im Gegensatz zu den Leistungsarten stehen die “Mengen-“Kostenarten im Reportgenerator (für Zeilendefinitionen) zur Verfügung. Per Umlage mit Bezug auf diese (Mengen-)Sekundärkostenarten erfolgt die Verrechnung zur Zielkostenstelle. Dabei ist eine Aufteilung in Fixkostenschichten auf der Zielkostenstelle leider nicht machbar.

Einige Fibu-Buchungen werden per Schablone aufgeteilt. Diese Methode kann jedoch nur zurückhaltend genutzt werden. Positiv: Die Schablonen verfügen über Gültigkeitsintervalle. Aber das Fehlerrisiko bei der Erfassung ist hoch, z.B. weil einfach eine falsche Schablone benutzt wird. Das zu erkennen ist schwer, da die Schablone nicht im Beleg dokumentiert wird. Und die Korrektur einer Schablonen-Verteilung ist leider nicht systemunterstützt und deshalb schwierig.

Kosten-Reporting

Das Reporting von Syska ProFi bietet (bereits im Standard) für SELEKTDIREKT genügend Rechen- und Zeilen-Funktionen an, um ein mehrstufiges Deckungsbeitrag-Schema darzustellen.

Je Kostenartenzeile gelangt man per Mausklick bis zum Fibu-Beleg. Sind im Profitcenter viele Primärkosten zugeordnet, so ist der Drill down sehr hilfreich und zeitsparend für Analysen.

Die Profitcenter-Reports nutzen vorrangig ein 12-Monats-Spaltenschema (Monate 1-12 oder 7-6 – jeweils mit Kumulation). So lassen sich Zeitreihen-Entwicklungen auf einen Blick verfolgen. Auf einem großen Monitor lassen sich diese Reports gut lesen.

Das Kostenrechnung-Reporting ist nicht nur für “Professionals” im Rechnungswesen tauglich. Auch die Unternehmensführung oder Profitcenter-Leiter benutzen die Profitcenter-Rechnung und führen Online-Analysen durch. Man kann benutzerspezifische Reports definieren und speichern. Per Benutzerberechtigungs-System lässt sich bei Bedarf der Zugriff auf bestimmte Stammdaten verhindern.

4. Erfahrungen mit Syska Profi bisher

  • Handbücher und Kontext-Hilfefunktionen:
    Umfassend, verständlich, praxisorientiert und übersichtlich indexiert. Die Kontext-Suche funktioniert in Edge, jedoch nicht in Firefox. Beratung/Schulung/Programmierung durch Syska war nicht erforderlich. Spezialfragen konnten per Telefonsupport geklärt werden.
  • Support:
    gut erreichbar, kompetente und zügige Hilfe
  • Funktionalität:
    Es ist nicht alles besser als bei der alten SAGE Software, aber für SELEKTDIREKT ausreichend. Es gibt Unterschiede im Entwicklungsstand je Modul/Funktionsbereich hinsichtlich Funktionstiefe, Anzeigetechnik (konfigurierbare Anzeige-Tabellen), Auswertetechnik und Auswerte-Flexibilität. Entwicklung findet offenbar statt, jedoch “organisch” und nicht in großen Sprüngen (was ja auch Vorteile hat). Der integrierte (neue) Stimulsoft Reportgenerator ist leistungsfähig, jedoch nicht durchgängig und nicht komplett fehlerfrei im Paket eingebettet.
  • Stabilität und Fehler
    Die Software ist stabil. Technische Abstürze gab es noch nicht. Anwendungs-Modulfehler sind relativ selten. Aufgetretene Fehler werden in vielen Fällen rasch beseitigt. Ansonsten wird der Fehler geklärt und die Fehlerbeseitigung vorgesehen.
    Bisher war fast immer eine akzeptable Umgehung der relativ wenigen Fehler möglich. Das Geschäft konnte laufen. Störend für Fach-Benutzer sind ein Fehler im Drill-Down bei Kostenrechnungs-Reports mit mehreren List-Objekten und ein Berechtigungsfehler bei Kostenrechnungs-Reports.
  • Basistechnik:
    Die Möglichkeiten des leistungsfähigen Servers werden gut ausgenutzt. Die Performance ist in jeder Hinsicht zufriedenstellend.
  • Antwortzeit:
    Sehr schnell beim Buchungsdialog, beim Abfrage-Dialog, beim Import, bei Mandanten-Kopien.
  • Laufzeit von Reports
    Kostenrechnung-Reports (Profitcenterrechnung) benötigen max. 5 Sek je Anzeige-Objekt (= KoSt oder z.B. Unternehmen gesamt) und zwar unabhängig von der Anzahl der verdichteten KoSt die dem Anzeige-Objekt zugrunde liegen. Umfasst ein Report mehrere einzelne Anzeige-Objekte, so erhöht sich die Laufzeit unterproportional. Mengengerüst: 850 KoArten, 150 KoSt, 4-stufige Kost-Hierarchien, 20 Rechenzeilen.
    Ein GuV Report läuft ähnlich schnell.
  • Laufzeit des Kostenrechnungs-Abschlusses (Rücksetzen dito) : wenige Sekunden.
    (100 SekKoArten, 150 KoSt, 50 Umlagen)
  • Import per csv: Problemlos und schnell
  • Remote-Zugriff
    Für Reporting erfolgt der Zugriff per AnyDesk vom Mandanten-Standort auf Syska ProFi bei SELEKTDIREKT. Dieses Verfahren ist ähnlich performant wie lokaler Betrieb (und kostengünstig).
  • Man muss sehen, ob sich die Performance in den Folgejahren mit zunehmendem Datenvolumen ändern wird.

Dieser Beitrag gehört zur Themengruppe
Business IT

Auch wenn es ein Anglizismus ist, aber Business-IT sagt es halt kurz und treffend. Hier geht es um kaufmännisch orientierte IT-Systeme. Dabei führt der Begriff Technology leicht in die Irre. Business-IT besteht eben nicht nur aus Hardware, Software und Kommunikationstechnik. Hier sind auch betriebswirtschaftliche Konzepte und Verfahren relevant. Sie sind in vielen Fällen sogar entscheidend für Nutzen und Erfolg des IT-Einsatzes. Auf jeden Fall bringt auch die leistungsfähigste IT-Technik in Rechnungswesen oder Logistik keinen Nutzen, wenn sie ohne kaufmännisches Konzept oder mit einem nicht tragfähigen Verfahren installiert wird.

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