Neue Software für Buchhaltung, Kostenrechnung und Lohn

SELEKTDIREKT musste 2019 eine neue Software für Buchhaltung, Kostenrechnung und Lohn aussuchen. Die alte Software wurde nicht mehr weiterentwickelt.
SELEKTDIREKT ist ein Dienstleister, der für Kunden das komplette Rechnungswesen betreibt: vom mittelständischen Logistiker bis zum kleinen Handwerker oder Restaurant – und natürlich für das Eigengeschäft (inkl. Web-Handel).

SELEKTDIREKT benutzte bis 2019 SAGE Software. Einsatzgebiet waren Buchhaltung, Kostenrechnung mit Classic Line und die SAGE-Lohnabrechnung. Aber SAGE hatte angekündigt, die Classic Line vom Markt zu nehmen. Dieses Paket war seit fast 30 Jahren im Einsatz (ursprünglich gekauft als KHK Buchhaltung). Sage-Lohn kam seit ca. 20 Jahre hinzu. Allerdings war bereits 2013 eine Umstellung auf die mit s+p zugekaufte Lohnsoftware erforderlich.
SAGE wird sich auf Cloud-Lösungen konzentrieren. Das ist keine Option für SELEKTDIREKT. Außerdem ist das Vertrauen in SAGE verloren gegangen. Also fiel die Entscheidung zum Komplett-Umstieg. Hier ein Kurzbericht über den Auswahlprozess für die neue Software.

1. Ziele / Anforderungen von Selektdirekt

moderne Software-Technik als Grundlage für wieder jahrzehntelange Nutzung
zuverlässige Wartung und kontinuierliche Weiterentwicklung durch den Hersteller
die Software muss für den sehr heterogenen Kundenkreis von SELEKTDIREKT taugen
(vom mittelständisches Unternehmen mit Wachstumsperspektive bis zu Kleinstunternehmen)
ausreichende Funktionalität – beim Rechnungswesen mit Reserven für Zukunft
(dazu gehört auch eine leistungsfähige Kostenrechnung für einen Mittelständler)
die Software soll möglichst ohne Beratung/Schulung/Programmierung durch den Anbieter eingeführt und genutzt werden können
Wirtschaftlichkeit hinsichtlich Anschaffung, Wartung, Betreuung, Programmierung, effiziente Benutzung
eine integrierte Software für Buchhaltung, Kostenrechnung und Lohn wäre vorteilhaft da alle Mitarbeiter alle Module bedienen; eingängige Bedienung und gute Hilfefunktionen sind unabdingbar
möglichst eine Kostensenkung gegenüber SAGE realisieren
keine Cloud-Verfahren (wegen Kunden-Veto)

2. Betrachtete Softwarepakete und Bewertung

Der Software-Markt befindet sich in raschem Wandel. Deshalb wurden per Internet Recherche alle Anbieter gesucht, die aktuell geeignet erschienen. Umfassende ERP-Pakete sind nicht erforderlich und wurden aus Kostengründen ausgeschieden. Einfache Einplatz-Software wurde ebenfalls nicht näher betrachtet. Der Zeitaufwand für die Auswahl war limitiert. Also schieden nach oberflächlicher Prüfung jeweils aus unterschiedlichen Gründen etliche Software-Pakete aus: hs, hsc, mesonic, selectLine, topix. Es mag durchaus sein, dass eine Software “zu Unrecht” nicht genauer betrachtet wurde. Nachfolgend die Software in der engeren Auswahl. Auch hier musste die Bewertung in kurzer Zeit und mit wenig Zeitaufwand getroffen werden, sodass Fehler nicht ausgeschlossen werden können.

2.1 Gesamtpakete Buchhaltung, Kostenrechnung und Lohn

Software-Pakete, die Buchhaltung, Kostenrechnung plus Lohn abdecken, wären eigentlich im Vorteil. Denn bei SELEKTDIREKT arbeiten dieselben Mitarbeiter mit beiden Paketen. Einheitlichkeit erleichtert also die Arbeit. Aber leider war die Entscheidung nicht so einfach. Hier der Eindruck in Stichpunkten:

2.1.1 addison

+ Funktionalität und Technik gut
– Lohn und Rechnungswesen sind eigentlich getrennte Software-Systeme
— teuer in Anschaffung/Wartung durch hohe laufende Kosten
– eher auf Steuerberater ausgerichtet

2.1.2 sbs

+ Funktionalität und Technik gut
– Lohn und Rechnungswesen sind eigentlich getrennte Software-Systeme
— teuer in Anschaffung/Wartung
—– Support nur über (kleine) Partner

2.2.3 CSS eGecko

+ Technik modern
+ echte DB-Integration mit gemeinsamer Benutzeroberfläche
–– teuer in Anschaffung/Wartung
—– Funktionalität erschien zunächst gut, allerdings erweisensich dann die Stammdatenpflege und die Buchungsfunktionen als umständlich, übliche Hilfefunktionen fehlen, …
— es hat sich herausgestellt, dass ungewöhnlich hohe Schulungs-/ Betreuungs-/ Programmierkosten bei der Einführung und im laufenden Betrieb zu erwarten sind

2.2 Reine Rechnungswesen Software

Auch wenn die Software nicht einheitlich ist: Reine Rechnungswesen-Software nur für Buchhaltung und Kostenrechnung kann andere Vorteile bieten. Die Hersteller sind auf ein Gebiet spezialisiert. U.U. kann man so besser bzw. kostengünstiger arbeiten, als wenn man umfassendere Gebiete abdecken muss. Auch die Weiterentwicklung erfolgt vielleicht fokussierter.

2.2.1 fibuNet

+ Wartungskosten günstig
– alte SW-Technik, jedoch “gut in Schuss” mit guten Schnittstellen, schwache Oberfläche
– kein Drill down
– keine periodenbestimmte Buchung
–— Kostenrechnungs-Funktionalität ungenügend

2.2.2 syska EuroFibu

+ Anschaffung und Wartung günstig
+/- alte SW-Technik, jedoch “gut in Schuß” mit guten Schnittstellen, Oberfläche ordentlich
+ Drill down
– keine periodenbestimmte Buchung
–— Kostenrechnungs-Funktionalität recht gut, aber für die benötigte Profitcenter-Rechnung nicht ausreichend
–— Leistungslimit bei ca. 100.000 Buchungen je Mandant

2.2.3 syska ProFi

– Anschaffung und Wartung für reine Rechnungswesen-Software teuer
+ moderne SW-Technik
+ Drill down
+ die Funktionalität deckt die Anforderungen von SELEKTDIREKT ab
+ Handhabung gut
+ leistungsfähiger Reportgenerator für benutzerdefinierte Reports, speziell auch für die Kostenrechnung

2.3 Reine Lohnabrechnungs Software

Betrachtet wurden lediglich kostengünstige, reine Lohnabrechnungs-Pakete (ohne Zeiterfassung, Personal-Management, …). Diese Hersteller sind auf ein sehr spezielles, änderungsintensives Gebiet spezialisiert. Sie können u.U. besser / kostengünstiger sein als die Anbieter umfassender Software. Und die breite Installationsbasis bietet Kostenvorteile und Sicherheit. Die Kosten dieser Software sind deutlich geringer als die von SAGE oder als die der Lohnmodule von integrierten Softwarepaketen.

2.3.1 lexware Lohn

+/- Softwaretechnik und Oberfläche ausreichend
– Antwortzeit / Arbeitsgeschwindigkeit schlecht
+ die Funktionalität deckt die Anforderungen von SELEKTDIREKT knapp ab
+ Anschaffung und Wartung günstig

2.3.2 quick-Lohn

– Softwaretechnik und Oberfläche alt
+ Antwortzeit / Arbeitsgeschwindigkeit sehr gut
+ Funktionalität zwar auf die Branche begrenzt aber dafür gut; Bau- und Malerlohn möglich (der sonst nur bei teuren Paketen verfügbar ist)
– keine KoSt, keine SKR04 5stellig
(jedoch bei wenigen Mitarbeitern kein gravierendes Problem)
+ Anschaffung und Wartung günstig

3. Entscheidung gegen integrierte Software für Rechnungswesen und Lohn

3.1 Irrweg CSS eGecko

eGecko von CSS ist nach eigenen Angaben der Marktführer. Nach Papierform, nach den genannten Installationszahlen und nach Demo sollte es eigentlich eine Top-Software für den Einsatz bei SELEKTDIREKT sein. Die moderne Technologie versprach eine langfristig tragfähige Softwarebasis. Da eGecko die einzige Software mit echt integriertem Rechnungswesen und Lohnabrechnung war, fiel die Wahl zunächst darauf. Aber das erwies sich leider als Irrweg, denn bei intensiver Beschäftigung ergab sich folgende Einschätzung:

Doku und Onlinehilfe waren unerwartet schwach: schlecht strukturiert und gebietsweise fast ohne relevante Inhalte, sondern nur ein technisches Data Dictionary
Komplexes, uneinheitliches Basissystem, kein Beispielmandant verfügbar
Datenstruktur zwar idealtypisch, jedoch komplex und aufwändig im Customizing
praktische Buchung und Stammdatenpflege deutlich aufwändiger als bei SAGE bzw. als bei vertrauten, “älteren” Paketen
Die Datenbank-Integration von Rechnungswesen und Personal führte bei der Geschäftsstruktur von SELEKTDIREKT zum Konflikt. Im Rechnungswesen wäre eine Strukturierung der Kunden als Mandanten sinnvoll. In der Lohnabrechnung wäre ein gemeinsamer Mandant mit einzelnen Firmen praktisch unumgänglich.

eGecko wäre zwar “irgendwie” benutzbar, jedoch wäre das Mandanten-Geschäft von SELEKTDIREKT darin nur schlecht abbildbar. Die für “Allround-Sachbearbeiter” notwendige eingängige Bedienung und effiziente Arbeitsweise wäre nicht gegeben. Darüber hinaus ergab sich eine überraschend hohe Kostenerwartung. Und zwar für Schulung, Beratung und Programmierung, sowohl bei der Einführungsphase als auch auf Dauer. Gegenüber SAGE hätte sich eine deutliche Verschlechterung ergeben – hinsichtlich Arbeitseffizienz und Kosten. Das war natürlich nicht akzeptabel. Somit war der Abbruch der Einführung von eGecko billiger als ein Neuanfang des Projekts mit einer geeigneteren Software.

3.2 Keine geeignete integrierte Software für Buchhaltung, Kostenrechnung und Lohn

Im Betrachtungskreis blieben noch zwei weitere integrierte Pakete für Buchhaltung, Kostenrechnung plus Lohnabrechnung: sbs und addison. Beide schieden aufgrund des ungünstigen Preis-Leistungsverhältnisses aus. Bei sbs führte zusätzlich der nicht existente Zentralsupport (Partner-Konzept) zum k. o.. Damit war die Entscheidung gegen ein integriertes Software-Paket klar.

4. Auswahl der Software für Buchhaltung und Kostenrechnung: Syska ProFi

Ausgewählt wurde Syska ProFi. Dafür sprach insbesondere, dass die Anforderungen an die Kostenrechnung erfüllt sind. Details hierzu siehe Profitcenter-Rechnung für Logistiker. Dies ist für einen größeren Kunden von SELEKTDIREKT unabdingbar. Nur für die kleineren Mandanten wäre wahrscheinlich eine andere (kostengünstigere) Wahl getroffen worden. Ansonsten verfügt Syska ProFi über die notwendigen Funktionen. Manche Features sind nur in anderen Branchen oder erst bei größeren/internationalen Unternehmen erforderlich. Die Benutzeroberfläche inkl. Hilfefunktionen bietet schnörkellos alle wesentlichen Eigenschaften. Wichtig ist, dass die “Allround-Bearbeiter” von SELEKTDIREKT mit allen Modulen eingängig und effizient arbeiten können – auch bei den kleineren Mandanten. Die Kurz-Beurteilung für SELEKTDIREKT:

Moderne technische Basis mit flexiblen Management-Funktionen
erfüllt die aktuellen Anforderungen an Funktionalität (insbesondere auch hinsichtlich Kostenrechnung), zeitgemäßer Bearbeitungskomfort, bietet Optionen für Wachstum des Großkunden
ausführliche und systematische PDF-Handbücher, zeitgemäße Hilfefunktionen
zeitgemäßes, effektives Customizing
allerdings keine Kostensenkung gegenüber SAGE möglich
Testinstallation war nicht möglich, jedoch kompetente und spezifische Online-Demo sowie Zugriff auf Testsystem bei Syska

Die Erfahrungen von SELEKTDIREKT bei der Einführung von Syska ProFi sind detaillierter beschrieben unter Syska ProFi bei SELKTDIREKT.

5. Auswahl der Lohnabrechnung-Software

5.1 Lexware Lohn (außer für Handwerkerlohn)

Lexware Lohn Pro wird als Haupt-System eingesetzt. Ergänzt wird es durch Quicklohn für einen Malerbetrieb. Diese Kombination ist wesentlich kostengünstiger als ein “größeres”Lohnpaket, das auch Malerlohn “kann”. Die Beurteilung für SELEKTDIREKT:

für fast alle Mandanten von SELEKTDIREKT ausreichende Funktionalität
brauchbare Technik, brauchbare Oberfläche
die sehr schlechten Antwortzeiten sind eine “Kröte”, die aufgrund der niedrigen Kosten “geschluckt” wird
recht gute PDF-Dokumentation und Kontext-Hilfe
Testinstallation mit Mustermandanten einfach möglich
günstige Anschaffungs- und Wartungskosten im Vergleich zu SAGE

5.2 Quick-Lohn (als Handwerkerlohn)

Quick-Lohn wird als Ergänzung zu Lexware Lohn eingesetzt, um eine kleine Malerfirma abzurechnen. Denn Quick-Lohn bietet günstig eine vollwertige Handwerker-Lohnabrechnung (mit Malerkasse etc.). Die unterschiedlichen Benutzeroberflächen der beiden Pakete stören wenig, da die Oberfläche von Quick-Lohn intuitiv-einfach zu benutzen ist. Die Beurteilung für SELEKTDIREKT:

alte Technik und Oberfläche
begrenzte, jedoch für Maler-Mandaten passende Funktionalität
gutes Handling, sehr gute Antwortzeit
sehr einfacher Stammdatenimport aus der DLS-Prüferdatei aus dem abglösten SAGE-Lohn
Testinstallation mit Mustermandanten einfach möglich
günstige Anschaffungs- und Wartungskosten im Vergleich zu SAGE

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